Departamentalização é um dos conceitos básicos de organização. Consiste no agrupamento de atividades diferentes em unidades especializadas dentro de uma organização. Este agrupamento tem o objetivo de organizar, facilitar a supervisão e a coordenação, e otimizar a busca por resultados. Segundo Rebouças (2009), Departamentalização pode ser definida como agrupamentos em unidades organizacionais realizados conforme critérios específicos de atividades e recursos, tais como humanos, financeiros, tecnológicos, materiais, etc.
Para se realizar a Departamentalização, é preciso fazer uma análise cuidadosa das tarefas. Rebouças recomenda a utilização dos princípios de diferenciação e de integração das tarefas. Tarefas diferentes devem ser realizadas por departamentos diferentes, ao passo que tarefas semelhantes devem ser agrupadas em um mesmo departamento. Além desses, existem quatro outros princípios que podem vir a calhar no processo de criação ou fusão de departamentos.
- Princípio do maior uso: o departamento que mais realiza uma determinada tarefa deve ser responsável por ela;
- Princípio de maior interesse: a supervisão de uma tarefa deve ficar a cargo do departamento e do gerente que tem mais interesse em ter essa tarefa realizada com sucesso;
- Princípio de separação do controle: tarefas de supervisão devem ser separadas das tarefas de execução;
- Princípio da supressão da concorrência: as atividades de um departamento não podem ser realizadas também por outro. Caso essa repetição seja detectada, é preciso que a função seja restringida a apenas um departamento para se evitar o desperdício de recursos e tempo.
Existem várias formas de se departamentalizar uma organização: por função, por localização, por produto ou serviço, por clientes, por processos, por projetos, etc. Cada uma delas segue critérios diferentes. A seguir vamos comentar sobre cada uma delas:
- Departamentalização por função ou funcional: é uma das mais comuns. Nela, os funcionários são agrupados conforme a função que exercem na empresa. Sua vantagem é tirar o maior proveito das especialidades. A desvantagem é inibir uma visão holística dos processos de produtos finais.
- Departamentalização por quantidade: baseia-se em critérios numéricos. Um responsável fica a cargo de um número determinado de funcionários. Esse tipo de departamentalização é usado, às vezes, quando há uma divisão de turnos de trabalho na empresa. Ela só é bem sucedida quando as tarefas exercidas pelos funcionários são semelhantes e repetidas.
- Departamentalização por local ou locacional, territorial ou por função geográfica: muito comum nas multinacionais, consiste na distribuição de departamentos conforme sua localização geográfica. Esse tipo de departamentalização apresenta vantagens estratégicas, já que permite a instalação de unidades mais perto de seus clientes, matéria prima, canais de escoamento, etc. Porém, tem como desvantagem a despesa de manter várias instalações e salários.
- Departamentalização por produto ou serviço: é aquela utilizada quando a organização quer ou necessita focar mais nos produtos que em suas funções internas. A vantagem são funcionários com habilidades específicas são concentrados em apenas um foco de atividade. Além disso, fica mais fácil avaliar os resultados de cada departamento. Por outro lado, os custos administrativos são mais altos, uma vez que cada unidade tem sua equipe de marketing, de análise financeira, etc.
- Departamentalização por cliente: também é orientada pelo mercado. Cada departamento é direcionado a um público-alvo do produto. O ponto forte dessa divisão é facilitar o atendimento das necessidades do consumidor.
- Departamentalização por processo: ocorre quando as tarefas passam de um departamento para o outro, seguindo uma sequência lógica.
- Departamentalização por projetos: empresas que lidam com projetos temporários, como agências de consultoria, dividem seus recursos humanos, financeiros e materiais de acordo com projetos com prazos limitados. Essa departamentalização tende a ser temporária.
- Departamentalização matricial: ocorre quando há mais de um tipo de distribuição de tarefa ocorrendo ao mesmo tempo. Por exemplo, a sobreposição da departamentalização funcional com a de produtos.
- Departamentalização mista: se dá pela combinação de tipos diferentes de departamentalizações. São várias as possibilidades de combinações.
Referências bibliográficas:
CERVANTES, Caravantes, R; PANNO, Cláudia C., KLOECKNER, Mônica C. Administração: teoria e processos. São Paulo: Prentice Hall Brasil, 2005.
OSM: Uma visão contemporânea. Academia Pearson. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: Uma abordagem gerencial. 18. ed. São Paulo: Atlas, 2009.